Hoe leg je een tone of voice vast?

• Kies 3 tot 4 kenmerken, elk met een duidelijke grens (wel zo, niet zo).
• Leg de aanspreekvorm vast (je-vorm of u-vorm) en houd die per uiting consequent.
• Maak een woordenlijst met voorkeurswoorden en woorden die je vermijdt.
• Schrijf eenvoudig: volgens Stichting Lezen & Schrijven heeft ongeveer 1 op de 5 volwassenen lage basisvaardigheden.
• Test de tone of voice op echte teksten: offerte, e-mail, website, social.

Tone of voice is de manier waarop je bedrijf klinkt in tekst en gesproken woord. Twee bedrijven kunnen precies hetzelfde zeggen, de ene formeel en afstandelijk, de andere direct en persoonlijk. Klanten merken dat verschil, ook als ze het niet kunnen benoemen. Een vastgelegde tone of voice zorgt dat je website, offertes, e-mails en social media klinken alsof ze van hetzelfde bedrijf komen.

Voor kleine teams is dat geen luxe. Zodra meer dan één persoon schrijft, of als je teksten laat maken door een bureau of met AI-tools, heb je een referentie nodig. Anders klinkt elke uiting anders.

Begin bij je positionering en je klanten. Wat moet een klant voelen na het lezen van je tekst? Kies dan drie of vier kenmerken. Meer onthoudt niemand. Geef elk kenmerk een grens, want bijna elk kenmerk heeft een doorgeschoten variant.

Kies tussen de je-vorm en de u-vorm en houd die keuze per uiting consequent. Wisselen binnen één tekst oogt slordig. Leg daarnaast basisregels vast die iedereen kan toepassen:

• Aanspreekvorm: je-vorm of u-vorm, en of je wij of ik gebruikt.
• Zinslengte: liever kort, één boodschap per zin.
• Actief schrijven: wij plaatsen de kozijnen, niet de kozijnen worden geplaatst.
• Getallen en prijzen: altijd met eenheid en zonder vaagheid.
• Hoe je omgaat met Engelse termen en afkortingen.
• Of je emoji's gebruikt, en zo ja waar.

Kies per begrip één woord en gebruik dat overal. Noem je het een offerte, prijsopgave of voorstel? Een opdrachtgever, klant of relatie? Wisselende woorden maken klanten onzeker of ze naar hetzelfde kijken. Zet ook woorden op de lijst die je bewust vermijdt, zoals holle claims (de beste, uniek, ontzorgen) of interne vaktermen die klanten niet kennen.

Houd bij het kiezen van woorden rekening met leesbaarheid. Stichting Lezen & Schrijven meldt op basis van PIAAC-onderzoek (december 2024) dat ongeveer 1 op de 5 volwassenen lage basisvaardigheden heeft, zo'n 3 miljoen mensen van 16 tot 75 jaar met moeite met taal en/of rekenen. Eenvoudig schrijven is dus geen versimpeling, het vergroot je bereik.

Regels alleen werken niet; mensen leren van voorbeelden. Schrijf voor de belangrijkste situaties een korte voor-en-na: een reactie op een offerteaanvraag, een herinnering bij een openstaande offerte, een antwoord op een negatieve review, een introductie op de homepage en een social post. Laat zien hoe de oude tekst klonk en hoe de nieuwe klinkt.

Laat twee of drie collega's een tekst schrijven met de nieuwe richtlijn en vergelijk het resultaat. Waar ze verschillend interpreteren, is de richtlijn nog niet duidelijk genoeg. Zet de definitieve versie op één plek die iedereen kan vinden en gebruik hem ook als instructie bij AI-tools en externe schrijvers.

Plan een vaste check, bijvoorbeeld eens per jaar, en vul de voorbeelden aan met nieuwe situaties.

Schrijf je als eigenaar alles zelf en klinkt dat al herkenbaar, dan is een document van tien pagina's overbodig. Een half A4 met aanspreekvorm, drie kenmerken en een woordenlijst is dan genoeg. Een uitgebreide versie heeft pas zin als meerdere mensen of partijen namens je schrijven.

Next Growth gebruikt de tone of voice van een klant als basis voor websiteteksten, offerteteksten en automatische e-mails in het CRM, zodat ook opvolgberichten klinken als het bedrijf zelf. Meer daarover bij onze dienst branding.

1. Stichting Lezen & Schrijven: 1 op de 5 volwassenen heeft lage basisvaardigheden (10 december 2024)