APK- en onderhoudsherinneringen automatiseren als garage: wat mag en hoe werkt het?

• De RDW stuurt zelf één brief, zes weken voor de APK verloopt; een eigen herinnering van je garage komt daar bovenop.
• Bestaande klanten mag je volgens de ACM berichten sturen over diensten die passen bij eerdere aankopen, met afmeldoptie.
• De APK-frequentie hangt af van brandstof en leeftijd van de auto; je CRM kan de volgende datum per kenteken bijhouden.
• Een herinnering met een directe afspraaklink levert meer op dan een algemene nieuwsbrief.
• Stop de reeks automatisch zodra de klant een afspraak heeft gemaakt.

De RDW stuurt de kentekenhouder één keer een herinnering, zes weken voordat de APK afloopt, per post of via de Berichtenbox. Die brief herinnert de klant aan de keuring, maar niet aan jouw garage. Wie de brief krijgt, zoekt vaak 'APK' plus zijn woonplaats en kiest de eerste garage met een vrij moment. Stuur je zelf eerder of tegelijk een persoonlijke herinnering met een afspraaklink, dan is de kans groter dat je vaste klant ook bij jou blijft.

Hetzelfde geldt voor onderhoud: een kleine of grote beurt volgens interval, de airco-check voor de zomer of de bandenwissel in het najaar. Allemaal momenten waarop je klant iets moet, en waarop een goed getimed bericht helpt.

De ACM rekent e-mail, sms en whatsappjes tot elektronische berichten waarvoor de spamregels gelden. Reclame mag je in principe alleen sturen naar mensen die vooraf toestemming gaven. Voor bestaande klanten is er een uitzondering: je mag hen zonder aparte toestemming berichten sturen over producten of diensten die te maken hebben met eerdere aankopen. Voorwaarden: de klant moet zich kunnen afmelden en jij bent duidelijk de afzender.

Een APK-herinnering aan een klant van wie je de auto eerder keurde of onderhield, past goed binnen die uitzondering. Een bericht aan iemand die alleen ooit een occasion bekeek, niet. Zet in elk bericht een eenvoudige afmeldlink en verwerk afmeldingen direct in je CRM. Gebruik je WhatsApp, kijk dan ook naar de regels van Meta; die staan in het artikel over WhatsApp Business.

Je CRM kan de volgende APK-datum per kenteken bijhouden. De RDW hanteert voor personenauto's tot 30 jaar oud deze hoofdregels. Controleer bij twijfel altijd de vervaldatum in het kentekenregister van de RDW, want die is leidend.

• Leg bij elke werkplaatsklant het kenteken, de APK-vervaldatum en de laatste onderhoudsbeurt vast in het CRM.
• Laat het CRM een paar weken voor de vervaldatum een herinnering klaarzetten, bijvoorbeeld zeven weken vooraf zodat jij eerder bent dan de RDW-brief.
• Gebruik de naam van de klant, het kenteken en het merk in het bericht, zodat het niet als massamail voelt.
• Zet één directe link in het bericht naar een afspraakpagina met vrije tijden.
• Stuur hooguit één herinnering als er geen afspraak volgt.
• Stop de reeks automatisch zodra er een afspraak is, ook als die telefonisch werd gemaakt.
• Verwerk afmeldingen en verkochte auto's direct, zodat je geen berichten stuurt over een auto die de klant niet meer heeft.

Een herinnering zonder makkelijke volgende stap is half werk. Als de klant op de link klikt en meteen een moment kan kiezen, met kenteken al ingevuld, is de afspraak in een minuut gemaakt. Voor de werkplaats betekent het minder telefoontjes in drukke ochtenden. In het artikel over afspraken online laten inplannen lees je hoe je zo'n boekingspagina aan agenda en CRM koppelt.

Heb je een kleine, vaste klantenkring die je allemaal persoonlijk kent en zelf belt, dan is een telefoontje persoonlijker dan een automatische mail. En zolang klantgegevens verspreid staan over een kassasysteem, een agenda en losse briefjes, begin je met het op één plek krijgen van kenteken en contactgegevens. Zonder betrouwbare data stuurt een automatisering vooral verkeerde berichten.

Next Growth bouwt websites voor autobedrijven met een CRM eronder, waarin werkplaatsklanten, kentekens en afspraken samenkomen. Een website met CRM begint bij € 6.995 met een vaste prijs, en de data staat op jouw naam.

1. RDW: Over de APK (herinnering)
2. RDW: Wanneer en hoe vaak APK keuren
3. ACM: Spam voorkomen in uw reclame