Wat moet er wettelijk op een zakelijke website staan?

• Handelsnaam en KVK-nummer horen op alle bedrijfscorrespondentie, waaronder je website.
• Gebruik op je website het btw-id, niet je omzetbelastingnummer.
• Je bezoekadres mag ontbreken als je het in het Handelsregister hebt laten afschermen.
• Een contactformulier verwerkt persoonsgegevens, dus dan is een privacyverklaring verplicht.
• Voor webwinkels gelden extra informatieplichten.

Ondernemersplein, het informatieplatform van de overheid, geeft een duidelijke lijst. Op je website vermeld je je volledige naam (de statutaire naam uit de oprichtingsakte) en je handelsnaam, je bezoekadres, je e-mailadres en je telefoonnummer. Is iemand anders de aanbieder van de website, dan ook diens naam en bezoekadres. Lever je diensten of verkoop je via internet, dan komen daar je KVK-nummer en btw-identificatienummer bij.

Daarnaast geldt een algemene regel voor bedrijfscorrespondentie, en daar valt de website onder: je vermeldt altijd je handelsnaam en KVK-nummer. Bij een bv of nv hoort daar ook de statutaire zetel bij. Wijkt de handelsnaam af van de statutaire naam, dan zet je de volledige statutaire naam erbij.

Je hebt twee nummers van de Belastingdienst. Het omzetbelastingnummer gebruik je voor contact met de Belastingdienst. Het btw-identificatienummer (btw-id) is bedoeld voor contact met klanten, en dat nummer zet je op je website en facturen. Volgens Ondernemersplein hoort het omzetbelastingnummer dus niet op je website of facturen.

De wet schrijft geen exacte plek voor, maar de gegevens moeten makkelijk te vinden zijn. De gangbare oplossing is een footer op elke pagina met naam, KVK-nummer en btw-id, en een contactpagina met adres, telefoon en e-mail. Voor webwinkels gelden aanvullende regels, zoals informatie over de bedenktijd die volgens Ondernemersplein duidelijk en makkelijk vindbaar op de website moet staan.

Een praktisch voordeel: dezelfde gegevens helpen ook bij vindbaarheid. Een consistente naam, adres en telefoonnummer op je website, in je Google Bedrijfsprofiel en in het Handelsregister maken het voor zoekmachines en AI-assistenten makkelijker om je bedrijf te herkennen.

Volgens Ondernemersplein is een privacyverklaring altijd verplicht als je persoonsgegevens verwerkt. Een contactformulier, offerteformulier of nieuwsbriefaanmelding verwerkt namen, e-mailadressen en telefoonnummers. Vrijwel elke zakelijke website heeft dus een privacyverklaring nodig. Hetzelfde geldt voor cookies die persoonsgegevens verwerken: die moet je uitleggen, en voor tracking cookies moet je vooraf toestemming vragen.

• Naam en contactgegevens van je organisatie.
• Contactgegevens van een functionaris gegevensbescherming, als je die hebt.
• De wettelijke grondslag voor het verwerken.
• Wie de persoonsgegevens ontvangt.
• Hoe lang je de gegevens bewaart.
• Of je geautomatiseerde besluitvorming gebruikt.

Algemene voorwaarden zijn volgens Ondernemersplein niet verplicht. Gebruik je ze wel, dan moet de klant ze kunnen lezen voordat de overeenkomst wordt gesloten, en moet hij ze kunnen opslaan. Ondernemersplein raadt daarom aan ze niet alleen als webpagina maar bijvoorbeeld ook als pdf beschikbaar te maken. Een link in de footer en bij het offerteformulier is een praktische plek.

Verkoop je online aan consumenten, dan gelden extra regels, zoals informatie over de bedenktijd. Bovendien kan de Europese toegankelijkheidswetgeving gelden voor websites waar consumenten producten of diensten kunnen kopen, afsluiten of reserveren. Een website die alleen informeert en een offerteaanvraag ontvangt, heeft minder verplichtingen dan een webwinkel.

Laat je een nieuwe website maken, neem deze checklist dan op in de oplevering. Bij Next Growth hoort het controleren van bedrijfsgegevens, privacyverklaring en formulieren bij de standaard oplevering van een website. Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies; bij een bijzondere situatie is een jurist het juiste aanspreekpunt.

• Staan handelsnaam, statutaire naam en KVK-nummer in de footer?
• Staat het btw-id erbij, niet het omzetbelastingnummer?
• Zijn bezoekadres, telefoon en e-mail te vinden op de contactpagina?
• Is er een actuele privacyverklaring die past bij je formulieren en cookies?
• Kloppen de gegevens met het Handelsregister en je Google Bedrijfsprofiel?

1. Ondernemersplein: Regels voor bedrijfscorrespondentie
2. Ondernemersplein: Btw-nummer vermelden en controleren
3. Ondernemersplein: Privacyverklaring opstellen
4. Ondernemersplein: Algemene voorwaarden opstellen
5. Rijksoverheid: Producten en diensten toegankelijker voor mensen met een beperking