Welk CRM past bij een klein bedrijf: HubSpot, Pipedrive of maatwerk?

• Begin bij je proces: hoe komt een aanvraag binnen, wie volgt op en wanneer is iets gewonnen.
• HubSpot is gratis voor maximaal twee gebruikers en 1.000 contacten; betaalde versies rekenen per gebruiker.
• Pipedrive heeft geen gratis versie, wel een proefperiode van 14 dagen, en is sterk in pijplijnbeheer.
• Maatwerk loont bij eigen calculatieregels, configurators of een offerteproces dat niet in standaardvelden past.
• Een spreadsheet is prima tot opvolging en eigenaarschap gaan ontbreken.

Niet altijd. Komen er een paar aanvragen per week binnen en doet één persoon de verkoop, dan kan een goed bijgehouden spreadsheet volstaan. Het omslagpunt ligt meestal bij één van deze signalen: aanvragen worden te laat of niet teruggebeld, je weet niet welke offertes nog openstaan, of twee mensen bellen dezelfde klant. Dan helpt een CRM, omdat het per aanvraag een eigenaar, een status en een volgende stap vastlegt.

Kies niet het pakket met de meeste functies, maar het pakket dat jouw stappen het makkelijkst vastlegt. Een CRM dat niemand invult, kost alleen geld.

Onderstaande vergelijking is gebaseerd op wat de aanbieders zelf publiceren. Prijzen en voorwaarden veranderen regelmatig, dus controleer altijd de actuele prijspagina voordat je kiest.

HubSpot schrijft dat de gratis CRM-functionaliteit volledig gratis is voor maximaal twee gebruikers en 1.000 contacten, zonder einddatum. Dat maakt het een lage drempel om te beginnen. Het voordeel is dat je later marketing, e-mail en klantenservice in dezelfde omgeving kunt toevoegen. Het nadeel is dat de kosten oplopen zodra je meer gebruikers of functies nodig hebt, omdat betaalde versies per gebruiker rekenen.

HubSpot past goed als je inbound marketing serieus wilt aanpakken en verkoop en marketing in één systeem wilt zien.

Pipedrive is opgebouwd rond de verkooppijplijn: elke deal is een kaart die je door de fases schuift. Voor een klein verkoopteam dat vooral wil zien welke deals waar staan en wat de volgende actie is, is dat overzichtelijk. Pipedrive biedt een proefperiode van 14 dagen; een gratis versie noemen ze niet. Kijk bij het vergelijken vooral naar welk pakket de automatiseringen en koppelingen bevat die je nodig hebt, want die zitten niet altijd in het goedkoopste abonnement.

Maatwerk wordt interessant als je verkoop niet past in de standaardvelden van een pakket. Bijvoorbeeld als je offertes berekend worden uit maten, materialen en opties, als klanten zelf een product samenstellen in een configurator, of als aanvragen, offertes, planning en facturatie aan elkaar moeten hangen zonder dubbel invoeren. Lucky Zonwering werkt bijvoorbeeld met een CRM en offertesysteem dat precies op hun proces is gebouwd.

Het nadeel van maatwerk is de hogere startinvestering en de afhankelijkheid van wie het bouwt. Die afhankelijkheid verklein je door af te spreken dat code, accounts en data op jouw naam staan. Wil je de afweging verder uitdiepen, lees dan ook het artikel over CRM op maat of standaardsoftware.

• Schrijf je verkoopstappen op, van aanvraag tot opdracht, met wie wat doet.
• Bepaal welke koppelingen onmisbaar zijn: websiteformulier, mail, agenda, boekhouding.
• Test twee standaardpakketten met echte aanvragen van de afgelopen maand.
• Reken de kosten over drie jaar door, inclusief extra gebruikers en hogere pakketten.
• Kies maatwerk alleen als de test laat zien dat je proces niet in het pakket past.

Next Growth bouwt CRM en offertesystemen als eigen systemen, gekoppeld aan je website en eventueel een configurator. Een website met CRM begint bij € 6.995 met een vaste prijs. Past een standaardpakket beter bij je situatie, dan is dat een eerlijk antwoord dat je in het eerste gesprek hoort.

1. HubSpot: Free CRM Software
2. Pipedrive: Best CRM packages comparison for small companies