Een offerte digitaal laten ondertekenen: is dat rechtsgeldig en hoe richt je het in?

• Er zijn drie soorten elektronische handtekening: gewoon, geavanceerd en gekwalificeerd.
• Alleen de gekwalificeerde handtekening is in de EU juridisch gelijk aan een handgeschreven handtekening.
• Het verschil tussen de soorten zit vooral in betrouwbaarheid en dus in bewijskracht.
• Leg bij elk akkoord de offerteversie, de naam, het tijdstip en het e-mailadres vast.
• Accordeert een particulier op afstand, dan geldt 14 dagen bedenktijd en moet je daarover vooraf informeren.

De Rijksoverheid onderscheidt drie vormen van elektronische handtekening. Het verschil zit volgens de Rijksoverheid vooral in de betrouwbaarheid. Een gewone elektronische handtekening is bijvoorbeeld een gescande handtekening of een krabbel op een scherm; die is makkelijk na te maken. Een geavanceerde handtekening koppelt een unieke code aan de ondertekenaar en legt onder meer het document en het tijdstip vast. Een gekwalificeerde handtekening gebruikt een gekwalificeerd certificaat van een aanbieder op de Europese vertrouwenslijst en staat volgens Ondernemersplein in de EU juridisch gelijk aan een handgeschreven handtekening.

Voor de meeste offertes van een bouw-, installatie- of maatwerkbedrijf is de vraag niet zozeer of het akkoord geldig is, maar of je het later kunt bewijzen. Ook de ACM gebruikt in haar uitleg over bedenktijd het voorbeeld van een klant die per e-mail akkoord geeft op een offerte; dat moment telt dan als het sluiten van het contract.

Het risico van een simpel akkoord is dat de klant later zegt dat hij een andere versie bedoelde, of dat iemand anders op de knop drukte. Daarom gaat het om de vastlegging eromheen. Een offertesysteem dat dit automatisch doet, is minstens zo belangrijk als het type handtekening.

• Welke offerte, met versienummer en totaalbedrag, werd geaccordeerd.
• Naam en e-mailadres van wie akkoord gaf, eventueel bevestigd met een code per e-mail.
• Datum en tijdstip van het akkoord.
• Welke algemene voorwaarden van toepassing waren en dat die beschikbaar waren.
• Een automatische bevestiging naar de klant met de geaccordeerde offerte als bijlage.

Accordeert een particulier je offerte online of per e-mail, dan is het een overeenkomst op afstand. Volgens de ACM heeft de klant dan 14 dagen bedenktijd, te rekenen vanaf het sluiten van het contract. Je moet hem daar vooraf over informeren. Wil de klant dat je binnen die 14 dagen al begint, leg dan expliciet vast dat hij daarmee instemt; anders kan hij bij herroeping al zijn geld terugkrijgen. Voor spoedreparaties geldt volgens de ACM geen bedenktijd.

Sinds juni 2026 moeten websites en apps bovendien een duidelijke knop hebben waarmee een consument een online aankoop binnen de bedenktijd ongedaan maakt, zonder nieuw account. Laat je offertes online accorderen, zorg dan dat die mogelijkheid er is en dat je klant weet waar hij hem vindt. Voor zakelijke klanten gelden deze consumentenregels niet. Dit artikel is geen juridisch advies; bij twijfel vraag je een jurist.

• Verstuur de offerte als link naar een persoonlijke pagina, niet alleen als pdf-bijlage.
• Toon op die pagina de posten, het totaal, de geldigheid en de voorwaarden.
• Laat de klant akkoord geven met naam en een bevestiging per e-mail.
• Laat het akkoord de status in je CRM automatisch naar 'gegund' zetten.
• Maak bij een gewijzigde offerte een nieuwe versie en laat de oude vervallen.
• Kies voor grotere zakelijke opdrachten een ondertekendienst met geavanceerde handtekening.

Bij een grote verbouwing met tekeningen, meerwerkafspraken en een aanbetaling willen veel klanten het contract samen doorlopen. Dan is een gesprek met een getekend contract aan tafel vaak prettiger. Een online akkoord is vooral sterk bij kleinere en middelgrote offertes, waarbij snelheid het verschil maakt tussen gegund en vergeten.

Next Growth bouwt offertesystemen en CRM als eigen systemen, waarin offerteversies, akkoord en opvolging aan elkaar vastzitten. Lucky Zonwering werkt met zo'n CRM en offertesysteem. Lees ook hoe offertes automatisch uit productkeuzes worden opgebouwd.

1. Rijksoverheid: Wanneer gebruik ik een elektronische handtekening?
2. Ondernemersplein: Online handtekening gebruiken
3. ACM ConsuWijzer: Bedenktijd
4. ACM: ACM roept online retailers op zich voor te bereiden op herroepingsknop